就学援助費請求の内訳書や卒業生台帳が所在不明に - 横浜市

また3月31日に市内小学校2校において、実質上、永年保存が必要となる卒業生台帳の誤廃棄が判明した。卒業生台帳には、児童の氏名、生年月日、卒業当時の住所、保護者氏名、卒業証書番号、卒業年月日などが記載されている。卒業証明書の発行などに用いられる。

1校では、2018年12月ごろに書庫を整理した際、1977年度から2015年度まで2378人分が記載された卒業生台帳を廃棄文書と誤ってシュレッダーで処理していたことが判明。

別の1校では、複数の教諭が耐火書庫の整理を行った際、一部を廃棄した。上長が廃棄途中に問題へ気が付いて作業を中止したが、1974年度から1992年度までの2045人分と、2005年度から2012年度までの570人分の台帳を廃棄したあとだったという。

卒業生台帳には、「常用1年」との記載があり、卒業から1年後が保管期限と勘違いしたという。同台帳は毎年卒業生を追加するため、常用状態から外れることはなく、廃棄対象となることはない。

誤廃棄が発生した2校では、証明書の発行などへ対応できるよう、学籍に関する記録などを用いて卒業生記録一覧を作成している。また誤認しやすい表記について見直しを図ったほか、保存年限や文書廃棄の手順について研修を実施するとしている。

（Security NEXT - 2021/04/28 ）ツイート