印鑑登録申請書などを紛失、原票や本人確認書類なども - 府中町

広島県府中町は、町役場で保管していた印鑑登録申請書などが所在不明となっていることを明らかにした。

同町によれば、紛失したのは2021年5月31日から8月19日までに受け付けた422人分の印鑑登録申請書および印鑑登録廃止申請書。

申請者の氏名、住所、生年月日、性別、登録印鑑の印影が記載されているほか、本人確認書類の写しや印鑑登録原票（副本）、委任状などの添付書類も含まれる。

2024年8月に住民から印鑑登録の申請状況について問い合わせがあり、印鑑登録申請書を確認しようとしたところ、保管庫にないことが判明。庁舎内を調べたものの発見できず、9月中旬に紛失したものと判断した。

これら書類は鍵付き保管庫で保管しているが、保管状況や保存年限の確認が不十分など文書管理に問題があり、ほかの保管期限を過ぎた不要文書と一緒に誤って廃棄した可能性が高いとしている。

同町では、対象となる申請者に書面で経緯の報告と謝罪を行った。同町では、年度や種類ごとに分類し、定期的な保管状況の点検を行ったり、廃棄時に複数人で保存期間をチェックするなど、再発防止に努めるとしている。

（Security NEXT - 2024/10/07 ）ツイート